Тендер глазами event’щика
События не случаются,
события создаются!
Группа компаний
ивент-менеджмента
Исполнение тендера – это политическая игра, где правила увы устанавливаете не вы.Выделим основные пункты, которые нужно учитывать при исполнении контракта для гос. структур в обязательном порядке...

На сегодняшний день все больше и больше крупных мероприятий отдается на тендерные аукционы и конкурсы. Все логично, ведь система законодательства России не оставила других шансов государственным заказчикам. В схему государственных закупок погружаться особо не хочется, потому что это долго, не очень интересно и этим, как правило, в компании занимается  специалист по торгам. Остановиться хочется на самом исполнении таких заказов. Как говорится: кто предупрежден, тот вооружен. Какие особенности, плюсы и минусы есть у таких мероприятий? И что ожидает event менеджера, которому на исполнение попал такой контракт?

Итак, начнем: вам в руки попало Техническое задание на реализацию проекта для государственного заказчика. Это совсем не значит, что нужно незамедлительно приступать к его исполнению, разрабатывать стратегию и концепт. С государственными заказами все обстоит несколько иначе: первое, что нужно сделать — это уточнить у вашего специалиста по торгам подписан ли контракт с заказчиком. В противном случае с вами никто из указанных исполнителей в контракте даже не начнет разговаривать. Еще один момент в том, что почти все государственные заказчики не любят подрядчиков из других регионов, руководствуясь принципом: не выводить бюджетные деньги своего региона в другие субъекты. И к этому тоже нужно быть готовым. Поэтому, самое сложное в исполнении государственных контрактов именно ведение переговоров и выстраивание партнерских отношений с заказчиком.

Да, этому есть свое объяснение: как правило, исполнителем по контракту ставят обычного служащего, которому в последствие придется ответить за каждый пункт перед вышестоящим, отсюда абсолютно логично то, что никто не хочет рисковать своей должностью, а наоборот пытается заслужить благодарность и признание, а если повезет, то и продвижение по службе. Чтобы заказчик начал вам доверять нужно приложить не мало усилий. Главное, четко соблюдать сроки не только исполнения, но и согласования. Поэтому, второй основной задачей для вас должна быть грамотная проработка своего тайминга. Любая задержка в предоставлении материалов может стоить вам штрафных санкций в денежном эквиваленте. Как отмечалось ранее,  исполнителем по контракту назначаются обычные служащие, которые не имеют никакого отношения к event и организации мероприятий в принципе, но при этом их задачей является контроль процесса, дисбаланс, не правда ли? Вам крупно повезет, если исполнитель доверит вам полностью ведение контракта и будет лишь заниматься согласованиями и контролем процесса непосредственно на площадке. Но такое бывает очень и очень редко, поэтому к палкам в колеса со стороны самого же заказчика, благодаря его некомпетентности, тоже нужно быть готовым. Вы часто будете слышать фразы: мы всегда так делаем, мы и раньше так работали, не нужно ничего менять, что собственно свойственно для всех гос.структур с распространенной бюрократией. А самым интересным моментом в исполнении гос.контрактов, с которыми нам пришлось столкнуться — это навязывание своих подрядчиков. Изначально мы думали, что это происходит от доброты душевной, чтоб ускорить процесс, дать проверенных добросовестных подрядчиков, но оказалось, что за этим скрывается своя «система благодарности». В «систему благодарности» углубляться не будем, но  совет: не зацикливаться на подрядчиках, которых вам навязывают и работать с теми, кто действительно по вашему мнению может сделать в разы лучше.

И на десерт: когда ваш проект наконец-то состоялся, вы бесконечно счастливы, что все закончилось, не рассчитывайте на благодарность, а лучше сразу начните готовиться к подготовке отчета и закрывающих документов, так как это отдельный пункт, занимающий большую часть времени проекта. Вам повезет, если проект закрывается по акту выполненных работ, но таких контрактов единицы. В большинстве случаев вам придется составить детальный отчет, расписать каждую потраченную сумму, с приложением подтверждающих документов, фотографий и т.п., а это минимум 100 страниц печатного текста, который ждет долгий процесс проверки и согласований со стороны заказчика.

Подводя черту под всем вышесказанным, еще раз выделим основные пункты, которые нужно учитывать при исполнении контракта для гос.структур в обязательном порядке:

  1. Соблюдение сроков
  2. Некомпетентность исполнителей со стороны заказчика
  3. Навязывание своих подрядчиков
  4. Поиск недочетов для применения штрафных санкций
  5. Долгосрочные согласования, оплата и подписание актов
  6. Сложная отчетность

Исполнение тендера – это политическая игра, где правила увы устанавливаете не вы, всё что вы можете сделать при таком раскладе – это согласиться с ними и подтвердить свои компетенции для выстраивания долгосрочных отношений.

Менеджер проектов STYLE PROJECT

Людмила Белобородова