С чего начать подготовку к мероприятию
События не случаются,
события создаются!
Группа компаний
ивент-менеджмента
Зачастую всё начинается с идеи или просто с мысли о предстоящем мероприятии. Что необходимо знать прежде, чем приступить к подготовке...

Зачастую всё начинается с идеи или просто с мысли о предстоящем мероприятии. Прежде, чем приступить к подготовке:

Поставьте цели и задачи о предстоящем мероприятии

Ничего не должно проходить безосновательно — на всё должна быть своя причина. У каждого она своя. Если компания планирует максимально сплотить свой коллектив, то обязательно стоит при дальнейшей работе спрашивать себя, а действительно ли это поможет в достижении поставленной цели. Если у вас на ваше событие приглашены сотрудники со своими семьями, то в качестве хедлайнера не совсем уместно будет выступление группы Серебро.

Определитесь с форматом

После того как появилось общее понимание конечной цели, необходимо определиться с форматом торжества. Какие виды событий существуют: спортивные, Family Day, M.I.C.E., корпоративные, форум, вечеринка, презентация, коктейль, BBQ, благотворительные. Выберете то, что поможет более качественно подойти к решению вашего вопроса.

Определитесь с датой и количеством гостей/участников

Большое значение играет количество гостей и время проведения праздника. Нужно выявлять, когда проходят великие посты, крупные мероприятия и международные праздники. Если вы не сможете это предусмотреть, то есть вероятность, что большинство гостей не примет участие в важном для вас событии. Частой проблемой является перекрытие дорог. Это усложняет процесс монтажа и порой вызывает огромные проблемы. Также некоторые даты, например, летние пятницы и субботы, автоматически увеличивают стоимость на многие услуги.

Бюджет

Предварительно нужно составить смету, в которой будут внесены все возможные затраты, чтобы понимать готова ли компания на такие траты. Однако нужно понимать, что точную сумму могут посчитать только event агентства. Мы часто сталкиваемся с тем, что компании, оформляя свой запрос, не учитывают много моментов, которые порой несут за собой большие расходы.

Выстроите график подготовки с дедлайнами

Про планирование мы очень много говорили. И всегда просим максимально ответственно к нему подойти. Когда вы прописываете все необходимые задачи и прописываете сроки реализации, то можно более уверенно вести всю подготовку и проверять готовность. Всё это должно прописываться в табличке и иметь соответствующие поля. В процессе подготовки могут появляться новые задачи, которые оперативно должны вноситься и решаться.

Назначьте ответственных

За каждую позицию в графике подготовки должен кто-то отвечать. Кто это будет должен определять руководитель проекта, который знает сильные и слабые стороны своей команды. Не нужно на одного человека взваливать всё самое ответственное только потому что он самый сильный игрок.

Дальше с новыми силами и вдохновением можно приступить к подготовке, которая поможет развить новые навыки и получить знания.

Специалист по маркетингу STYLE PROJECT

Екатерина Сахно