Ошибки при организации крупного мероприятия
События не случаются,
события создаются!
Группа компаний
ивент-менеджмента
На каждом проекте мы сталкиваемся с ситуациями, которых могли бы избежать, если бы предусмотрели некоторые моменты на берегу. Такие ситуации мы называем ошибками. А после каждого проекта пытаемся их разобрать вместе с командой, чтобы впредь выбирать другую стратегию работы.

На каждом проекте мы сталкиваемся с ситуациями, которых могли бы избежать, если бы предусмотрели некоторые моменты на берегу. Такие ситуации мы называем ошибками. А после каждого проекта пытаемся их разобрать вместе с командой, чтобы впредь выбирать другую стратегию работы. И это не говорит об отсутствии опыта у организаторов, это всего лишь человеческий фактор, который можно на берегу предусмотреть. Поэтому, сегодня хотелось бы остановиться на основных ошибках, с которыми мы сталкиваемся при организации крупных мероприятий и поделиться своим опытом, который может быть полезен каждому ивент-менеджеру.

Отсутствие руководителя проекта

Это самая большая ошибка, которая может быть. Даже, если вы четко распределили зоны ответственности между всеми менеджерами и абсолютно уверены в профессионализме каждого из вас, в любом случае руководитель проекта должен быть. Контроль — это очень важная составляющая и не стоит к ней относиться как к моменту недоверия к вашим компетенциям. Напротив, когда есть человек, способный задавать вопросы и быть в курсе всего происходящего, получая обратную связь от каждого менеджера, он даст вам возможность не упустить детали, которые вы можете просто забыть по причине неправильной расстановки приоритетов. Где-то не придать значения, где-то отложить на потом и тд. Руководитель проектов – это аккумулирующее звено всех менеджеров, это не надзиратель, а незаменимый помощник.

Затягивание с подготовкой

Очень распространенная ошибка, особенно для русского менталитета, когда мы все самое сложное предпочитаем откладывать на потом. Очень часто мы расставляем для себя приоритеты так, чтобы более приятными нам задачами заниматься в первую очередь, а то, что может вызвать для нас какие-то трудности или дискомфорт отложить на потом. Это нормальная практика, но увы не работающая. Здесь очень важно все делать наоборот, так как мы подвергаем себя рискам не найти нужной площадки из-за высокой аренды, не найти нужных артистов из-за их занятости в наши даты и т. д.

Отсутствие непредвиденных расходов

Очень часто мы составляем смету, не учитывая то, что могут возникнуть непредвиденные ситуации, а они возникают практически всегда, так как в любой зоне ответственности есть нюансы, которые невозможно предусмотреть на берегу. Иногда приходится что-то докупать или менять, а это требует дополнительных затрат. И слава богу, если они не глобальные, но все же «заначка» в смете должна обязательно присутствовать для исключения риска попасть в неловкую ситуацию и черпать деньги из общей суммы рентабельности проекта. И здесь очень важно учитывать то, что, беря деньги из заначки нужно обязательно сообщать об этом остальным менеджерам во избежание момента, что каждый взял по чуть-чуть, а на главное не осталось.

Отсутствие контроля дресс-кода

Даже самое масштабное и красочное мероприятие может выглядеть неряшливо из-за внешнего вида людей, работающих на площадке. Конечно здорово, когда ваша смета позволяет купить всем подрядчикам хотя бы одинаковые футболки, но если такой возможности нет, то важно заранее провести беседу со своими подрядчиками и донести до них обязательство выдерживать дресс-код, мотивируя его несоблюдение системой штрафов. Очень многие данную позицию прописывают в Договоре, и мы считаем это правильно, когда мы работаем с подрядчиком впервые и не знаем, что от него ожидать.

Отхождения от выбранной концепции

Каждый менеджер, ответственный за свою зону очень часто начинает работать по принципу: «я так вижу», но увы не всегда этот принцип вписывается в общепринятую и согласованную с заказчиком концепцию всего мероприятия. Это конечно здорово, когда каждый проявляет инициативу и способен принимать решения самостоятельно, но работа в команде тем и прекрасна, что нужно и можно советоваться по любому вопросу, спорить и обсуждать свое видение, которое должно быть не только своим, но и общим, а самое главное соответствовать общей концепции праздника. В противном случае один такой нюанс, выбившийся из общей истории может сыграть злую шутку с общей атмосферой и настроением гостей. Поэтому, если креативить, то только в команде.

Вот, наверное, пять самых основных ошибок, которые могут возникать во время подготовки мероприятий. И если помнить о них и исключить возможность появления заранее, то вероятность успеха проведенного мероприятия будет близка к совершенству.

Менеджер проектов STYLE PROJECT

Людмила Белобородова

Узнайте подробности организации Вашего мероприятия