Кем является event-менеджер. Почему никто не понимает, кто это?
События не случаются,
события создаются!
Группа компаний
ивент-менеджмента
Event-менеджеры, эти работники невидимого для заказчика фронта, которые проделают огромную работу. Само мероприятие является айсбергом с подводной невидимой частью, которая во много раз превышает размеры видимой части.

Event-менеджер — это тот, чья работа «на первый взгляд как будто не видна». Конечно, ведь что мы видим на мероприятиях – вот декорации и флористика – отлично поработали декораторы, вот фотограф и видео операторы, вот музыканты, ведущий и многие другие, чей вклад в мероприятие очевиден и не подвергается сомнению. Кто же такой этот мифический event-менеджер, и какова его роль в этом сложном процессе, как подготовка и проведение мероприятия?

Event-менеджеры, эти работники невидимого для заказчика фронта, которые делают огромную работу. Само мероприятие является айсбергом с подводной невидимой частью во много раз превышающей в размерах видимую. Эта подготовка начинается за несколько месяцев до eventа, в случае масштабных мероприятий.

Отбор подрядчиков. Event рынок перенасыщен предложениями услуг. На просторах интернета можно найти подрядчика на любой вкус и бюджет. Но даже если Вам повезет, и Вы с первого раза встретите добросовестного подрядчика, это еще совсем не означает, что Ваше видение мероприятия совпадет на все 100%. Задача event-менеджера в том, чтобы пожелания заказчика были отражены в финальном результате в полной мере, и поэтому агентство не только оперирует своим списком проверенных и добросовестных подрядчиков, но и индивидуально подбирает их под каждый конкретный проект, согласовывая с заказчиком.

Просчет и согласование смет. Цены на рынке могут быть абсолютно разные практически на все услуги. Поэтому задача event-менеджера найти оптимальное соотношение цена=качество.

Многочисленные выезды на площадку и встречи с заказчиком, подрядчиками. На площадку необходимо выезжать со всеми без исключения подрядчиками, ведь по фото и даже по видео никогда не создашь себе целостного и объективного представления о пространстве. Что уж говорить о фотографах и операторах, для которых только увиденное собственными глазами, будет служить отправной точкой. И таких подрядчиков великое множество – кейтеринг должен определиться с расстановкой столов и кофейных станций, декораторы должны понять пространство, для дальнейшей с ним работы, артисты должны понять акустические условия, технические службы должны определиться с расстановкой светового и звукового оборудования, должны получить информацию об электричестве и возможности подключения, и многое, многое другое! И все это курирует и координирует именно event-менеджер, сводя к единому знаменателю.

Составление графиков монтажа. По итогам всех встреч и после составления всех сценариев, event-менеджер создает графики монтажа и тайминги мероприятия. Это различные документы – для заказчика и внутренние для всех участников подготовки и самого процесса. На нескольких листах в мельчайших подробностях, поминутно расписывается жизнь подрядчиков в день мероприятия, начиная с заезда на площадку. Для составления таких графиков требуется идеальное знание проекта.

Отрисовка схем расстановки объектов. Для безупречного проведения мероприятия event-менеджер создает схемы, где можно увидеть все элементы декорирования, и все детали, участвующие в активностях, а также необходимую для мероприятия мебель и прочие объекты.

Составление договоров и прочих отчетных документов. Да, да, и этим тоже занимается event-менеджер!

И даже после окончания мероприятия event-менеджера ждет еще много работы. Это сбор отчетных документов, работа по согласованию видео роликов, а также получение и сортировка фотографий.

Менеджер проектов STYLE PROJECT

Екатерина Сахно

Узнайте подробности организации Вашего мероприятия