История из жизни event менеджера 2
События не случаются,
события создаются!
Группа компаний
ивент-менеджмента
В жизни event менеджера происходит много событий, которые не связаны только с положительными эмоциями. В нашем агентстве работают профессионалы, которые прошли огонь, воду и медные трубы. Те, кто остался работать в этой сфере и уже работает в нашей команде рассказывают истории с невообразимыми испытаниями. Сегодня поделимся одним из них.

В жизни event менеджера происходит много событий, которые не связаны только с положительными эмоциями. В нашем агентстве работают профессионалы, которые прошли огонь, воду и медные трубы. Те, кто остался работать в этой сфере и уже работает в нашей команде рассказывают истории с невообразимыми испытаниями. Сегодня поделимся одним из них.

Не так давно нам довелось организовывать Фестиваль самодеятельного творчества для людей среднего возраста. Для наглядности картины, хотелось бы отметить, что люди среднего возраста – это пожилые люди, многие из которых инвалиды. Дело было в Санкт-Петербурге, в одной из крупных гостиниц, чтоб было комфортно не только репетировать и выступать, но жить и питаться. Приехали мы на два дня раньше, чем участники фестиваля, чтобы подготовить зал, сделать монтаж звука, света, декораций, встретиться с режиссером, жюри и т.д. На второй день основная часть монтажа была завершена и вечером мы отправились в магазин, чтобы докупить недостающих мелочей. Возвращаясь обратно счастливыми, с мечтами о сне, которого не было уже вторые сутки, мы практически взлетели на наш этаж в гостинице и приложили заветную карточку к двери. Но не тут-то было. Дверь не открывается! «Размагнитилась» — подумали мы. Оставили пакеты у дверей, так как сил ходить с ними уже не было и отправились на ресепшн, чтоб заменить злополучную карту. Кладем ключ на стойку и замечаем, что милая дама-администратор медленно меняется в лице и выглядит уже далеко не милой, а совсем наоборот. «Ваш долг за услуги отеля составляет полтора миллиона рублей» — произносит она. «Вам заблокирован доступ во все помещения, которые вы бронировали» — продолжает она. «Если в течение ближайшего времени вы не решите вопрос с оплатой, мы будем вынуждены вызвать полицию» — не затихает она. Шок – это самое мягкое слово, которое можно применить к нашему состоянию в тот момент. Синхронно разворачиваемся и пятимся в сторону дверей. «Из гостиницы, к сожалению, вы тоже не можете выйти, так как охрана уже предупреждена» — в догонку долетело до нас. Сели в холле, молчали минут пять. Видимо каждый из нас уговаривал себя, что раскисать нельзя, нужно что-то решать, ведь через 8 часов в гостиницу приедет 400 людей среднего возраста и их просто не пустят даже на порог. На часах 00.00. А это значит, что никакой платеж уже в любом случае не пройдет. Стали звонить в бухгалтерию, руководству, финансовому директору. Оказалось, что счет нашей компании арестован по непонятным причинам и решить вопрос в течение нескольких часов не удастся. До восьми утра методом переговоров, уговоров, выяснений, гарантийных писем, результат равнялся нулю.

Настал час «Х». На парковку отеля подъехало 10 автобусов, из которых стремительно стали выходить «бабушки-артистки», с костюмами, музыкальными инструментами, чемоданами и тут как в кино: мы стоим за стеклянными дверями, играя в «камень, ножницы, бумага» на то, кто пойдет в народ объяснять ситуацию, а кто в администрацию молить о пощаде. Разделились. Я, мило улыбаясь, прошу всех участников вернуться на свои места в автобусах, объясняя это тем, что в отель заехала большая делегация иностранных граждан, которых не успевают оперативно расселить и что буквально через пятнадцать минут мы начнем всех постепенно запускать, понимая, что с моей стороны — это наглая ложь. Магическим образом, спустя минут сорок, моей коллеге удалось договориться о том, что мы можем запустить участников, но их не выпустят из отеля до тех пор, пока не уладится вопросы оплаты. Видимо один вид четырехсот требовательных артисток впечатлил не только нас. В общем, запустили мы людей, разместили их в залах для мастер-классов, так как по-поводу расселения переговоры еще шли. И чтоб как-то сгладить недовольство от долгого ожидания, одна из нас сбегала в магазин, купила чай, печенье и благо, что призами к этому фестивалю оказались большие чайники — термопоты, из которых артисты раньше времени дружно пили чай. Обстановка накалялась, приняли решение начать репетиции для желающих, чтоб не терять времени. К счастью желающими оказались почти все, кроме нескольких ворчливых активисток, защищающих права общественности. К полудню стали приезжать заказные коллективы, которые должны выступать на торжественном вечере открытия фестиваля. Их тоже запускали с оговоркой, что не выпустят. Пока шли репетиции и работа с режиссером, недовольные участницы стали более лояльны и мягки, а мы в это время искали решение вопроса оплаты. К вечеру удалось договориться о заселении, также на обещаниях и гарантиях. Участники постепенно начали расселяться, а мы пошли искать дополнительные выходы из гостиницы, чтобы безболезненно для всех вывести заказные коллективы на улицу и не терпеть оправдания. И у нас это получилось, даже промелькнула мысль о том, что мы можем сами выйти, сесть в самолет и улететь домой и больше никогда не работать в сфере eventа. Но она была мимолетной, так как побег – это самое простое решение.

Шли третьи сутки без сна, администраторам стало нас жаль и они по большому секрету выдали нам ключ от номера, чтоб мы могли хотя бы помыться и привести себя в порядок. Следующий день фестиваля продолжался в таком же режиме. Заезжающие коллективы запускали с оговоркой, кого-то не выпускала охрана, у кого-то не выпускали инструменты, мы разрывались, бегая от участников к администраторам, от администраторов к охране, от охраны снова по кругу и тут снова, как в кино: звучит финальная песня фестиваля, все участники на сцене держатся за руки, все счастливы и довольны, а ты стоишь и понимаешь, что у тебя еще не все закончилось и самое ужасное впереди. И тут я чувствую, что меня кто-то берет сзади под руку и отводит в сторону со словами: «Мы приносим наши извинения, но платеж наконец-то прошел, мы видим деньги на нашем счету, надеемся на ваше понимание…»

Как мы долетели до дома никто из нас не помнит. Мы спали уже в такси, а проснулись от громкого голоса стюардессы: «Девушки, просыпайтесь, мы прилетели». В самолете кроме нас никого не было. Засмеялись в голос и поползли на выход.

Вывод: никогда не затягивайте оплаты своим подрядчикам, так как от непредвиденных обстоятельств никто не застрахован! И никогда не сдавайтесь, потому что, именно в таких ситуациях мы растем, становимся сильнее и опытнее!

Первую историю можете прочесть по ссылке.

 

Менеджер проектов STYLE PROJECT

Людмила Белобородова

Узнайте подробности организации Вашего мероприятия