Пост-релиз по проекту «Турнир Кубок Газпромнефти 2018»
События не случаются,
события создаются!
Группа компаний
ивент-менеджмента
Не так давно наша команда выступила в качестве одного из организаторов крупного проекта XII международного турнира детских команд КХЛ «Кубок Газпромнефти». Проект очень масштабный и по числу участников, и по числу болельщиков.

Не так давно наша команда выступила в качестве одного из организаторов крупного проекта XII международного турнира детских команд КХЛ «Кубок Газпромнефти». Проект очень масштабный и по числу участников, и по числу болельщиков. В этом году в кубке принимали участие 26 команд из шести стран — Белоруссии, Германии, Казахстана, Латвии, России и Финляндии. Все команды разделены на две группы «Запад» и «Восток». Команды группы «Запад» соревновались в городе Сочи в олимпийском дворце «Большой». Участники группы «Восток» соревновались в городе Омск на ледовой площадке «Арена Омск». Победители каждой группы встречались в Суперфинале, который состоялся также на площадке «Арена Омск», куда чартерным рейсом была доставлена команда ЦСКА — победительница группы «Запад» в этом году.

Нашими основными задачами в этом году были:

  • Организация Церемонии Открытия Турнира
  • Организация Церемонии Закрытия Турнира
  • Организация Церемонии награждения
  • Организация развлекательной программы в фойе для всех участников и болельщиков

Хотелось бы рассмотреть более подробно каждый из пунктов, расписать задачи, которые перед нами стояли и трудности, с которыми мы столкнулись. Мы очень надеемся на то, что наш опыт поможет вам в исполнении ваших будущих проектов.

Церемония открытия

Для себя определили главное: не затягивать по времени, поэтому основной задачей для всех была оперативность. Важно было поставить четкие задачи каждому организатору и участнику Церемонии, а во время репетиций отработать четкость исполнения, замерить время, необходимое на выполнение задачи и произвести коррекцию действий, если это потребуется. Самой сложной задачей во время Церемонии открытия Турнира была реализация мультимедийного шоу, которое заключалось в 3D проекции на лед с четырех проекторов одновременно и синхронизировалось с мультимедийным контентом, которое воспроизводилось на кубе. Сложность заключалась в следующем: во-первых, в зале должен был быть полный блэкаут, иначе цвета проекции становятся очень тусклыми. Для создания условий соблюдения пятиминутного блэкаута было задействовано несколько служб: в первую очередь заранее выключили музыку в зоне активностей, дав понять зрителям, что пора перемещаться на трибуны. Во-вторых, основная задача была перед охраной, которая в определенное время не должна была запускать в зал никого из зрителей. В третью, нужно было оперативно выключить свет в секторах питания, VIP зонах, аварийную подсветку. Когда каждый сотрудник знает свое дело, тогда все проходит гладко, как у нас. Особых сложностей не возникло, так как каждый организатор был проинструктирован и имел четкое представление в своей зоне ответственности. Также, здесь стоит отметить, что очень важно, когда у каждого человека, выполняющего ту или иную задачу была своя рация, чтоб связь была между всеми организаторами одновременно. Это очень помогает оперативно решать моменты, которые в силу человеческого фактора не всегда возможно предусмотреть заранее.

Церемония закрытия

Главная задача осталась прежней: оперативность. Но на этот раз она была актуальной как никогда, так как мы зависели от времени начала прямой трансляции матча финалистов на федеральные каналы. Хэдлайнером нашей Церемонии была группа «Бурито» и вот здесь возникли сложности. Любая ледовая арена априори считается сложной площадкой для музыкантов. И здесь очень важно работать с грамотным подрядчиком, который поставит аппарат не только в соответствие с Техническим райдером группы, но и учтет все нюансы зала для грамотного размещения звука по периметру. После того, как состоялся саунд-чек, а проходил он без лидера группы, мы поняли, что на сцене очень сложно работать, так как происходит задержка звука практически на 6 секунд. То есть звук уходит от сцены, доходит до стенок зала и возвращается обратно к музыкантам через несколько секунд. Это создает дискомфорт в том, что они перестают себя слышать и сбиваются. Долгими экспериментами достигли результата, который более ли менее устроил директора группы и разошлись в надежде, что лидер группы Гарик не заметит этого нюанса. Но, мы считаем, что нам просто повезло, что выступление группы прошло на «Ура!». Вам бы мы посоветовали заранее обсуждать с подрядчиком-прокатчиком все нюансы, которые могут возникнуть и на берегу найти их решения, пусть они будут хотя бы в теории, но их должно быть несколько, один из них так или иначе сработает. Также, одной из сложностей явилось соблюдение тайминга. Когда артист входит в раж, его сложно остановить, поэтому мы с директором группы за кулисами высчитывали время и какое количество песен, которые успеем исполнить, чтобы не выйти за рамки регламента онлайн трансляции. Очень важно обговорить такие детали с директором группы тоже заранее, так как, к сожалению, не все понимают специфику мероприятий и последствий, которые могут быть.

Церемония награждения

Опять же основная задача: не затягивать, так как Церемонию награждения также транслировали на телевидение. Поэтому мы заранее продумывали где лучше поставить прессволл, на фоне которого будет происходить фотографирование команд, где лучше расстелить ковровые дорожки, чтоб это не занимало много времени, по какой траектории должны двигаться команды, чтобы путь был наименьшим до награждающих лиц. Несмотря на то, что репетиций было несколько и мы были уверены, что просчитали максимально все возможные моменты, казус все-таки приключился. VIP персоны должны выходить на награждение из ложе, которое находится над всеми трибунами, а оттуда ездит только лифт. Абсурд ситуации заключался в том, что ответственный за встречу и проводы VIP персон до зоны награждения не мог вызвать лифт, так как на втором этаже по указанию охраны лифт держали представители службы безопасности, чтоб не ждать его подъема, когда VIP лица пойдут на награждение. В итоге картина должна была быть следующей: VIP персоны выходят из ложе и не знают куда им идти дальше, так как их никто не встретил. Происходит задержка начала Церемонии награждения и это видит вся страна, интересующаяся хоккеем. Слава богу у нас этого не произошло, так как у встречающего был номер телефона начальника службы безопасности и после звонка по его распоряжению лифт отпустили вниз и все прошло так, как должно было быть. Отсюда каждому нужно сделать вывод: одним из самых главных людей на площадке всегда является руководитель Службы безопасности и в первую очередь, что нужно сделать, приехав на объект – это подружиться с ним и обменяться контактами.

Организация развлекательной программы в фойе для всех участников и болельщиков

Это была одна из самых простых задач, так как тайминг соблюдался по ситуации, зоны активности были проработаны заранее, заранее составлена схема их расположения и подрядчик был проверенным, поэтому главное, что нужно было сделать – это вовремя проконтролировать исполнение и еще раз проинструктировать людей, стоящих на своих зонах, за что они отвечают и что должны делать. Здесь очень важно, чтобы каждый из аниматоров понимал задачу, которая перед ним стоит и не прибегал ни к какой самодеятельности.

 

На трибуне «Большого» в Сочи собралось около 8,5 тысяч болельщиков, на трибунах «Арена Омск» более 10 тысяч, а это огромная ответственность организаторов перед зрителем, чтоб все прошло без заминки и даже если неожиданно всплывет какой-то нюанс, то он не должен быть заметен зрителю. Мы считаем, что наша команда справилась со всеми поставленными задачами на ура. Каждый из нас сделал все, чтобы общая картина мероприятия была полноценной, четкой и атмосферной. Работая в команде, очень важно доверять друг другу и лишний раз не контролировать выполнение поставленных задач  каждого члена команды. Когда существует полное доверие друг к другу в команде, тогда все работает, как часы. Именно этого мы вам и желаем!

Узнайте подробности организации Вашего мероприятия