По ту сторону праздника
События не случаются,
события создаются!
Группа компаний
ивент-менеджмента
Но для взора заказчика, многие этапы подготовки и контроля остаются скрыты. Давайте смоделируем ситуацию и разберем основные этапы подготовки прямо накануне мероприятия.

Все организаторы знают, как непросто создать качественное событие и во всем угодить клиенту. Но для взора заказчика, многие этапы подготовки и контроля остаются скрыты.  Давайте смоделируем ситуацию и разберем основные этапы подготовки прямо накануне мероприятия.

Этапы поиска площадки, подрядчиков и утверждения мы уже прошли. Сценарий готов и нам остаются сутки до начала. Что же происходит за кулисами?

  1. Монтаж светового и звукового оборудования с тестированием. Если это большие объемы, то монтаж может начаться и в ночь. Это связано с тем, что звук и свет является ключевым моментом на любом мероприятии. На его установку уходит достаточно времени и  если мы допустим оплошность, и не установим его заранее, существует вероятность, что мы задержим установку всего остального, не успеем его протестировать, не сможем вовремя выявить изъяны, а они иногда случаются. Результат – задержка времени, некачественный звук и плохая репутация.
  2. Уборка. Уборка площадки должна производиться до, во время и после. Проверяйте всё! Грязь может оказать неприятный отпечаток на общее впечатление и воспоминания гостей.
  3. Декорации. Внимательно подойдите к этому вопросу. Тут могут возникнуть сложности с его установкой и доставкой. Проверьте технический вход, через который всё будет заноситься. Размеры, место, время установки и демонтажа. Бывают случаи, когда вы заказывайте декорации одних цветов, а привозят совсем другие. Поэтому упущения в этом пункте также недопустимы. Т.к. внешний вид помещения, это тоже одна из основных составляющих всего события.
  4. Внешний вид персонала. Оговаривать его также необходимо заранее. Также накануне нужно ещё раз напомнить всем о сменной одежде, подходящей для тематики вашего события. Только представьте, что на выставке среди приглашенных официальных лиц, журналистов и съемочной группы будет ходить к примеру звукооператор в домашней футболке с энным количеством пятен и затяжек. Каждая деталь должна быть проконтролирована.
  5. Зоны ответственности. Конечно этот пункт оговаривается в самом начале. Но, ситуации бывают разные и лишний раз напомнить своей команде о том, кто за что отвечает и проговорить всё детально, лишним не будет.
  6. Ведущий. Начиная от сценария, заканчивая начищенными ботинками, всё должно блестеть. Ведущий, это персона, с которой в течении всего вечера взаимодействуют гости. Поэтому он должен быть на высоте. В противном случае вам придется ещё долго читать острые заметки участников вашего мероприятия в социальных сетях.
  7. Кейтеринг. Заранее проверьте время приезд на площадку, расстановку и время подачи блюд. Внешний вид: парфюм, рубашка, брюки, белые перчатки. Качество и оформление еды вы также должны проверить заранее и перед началом.
  8. Артисты. Проверьте время прогонов, не стоит выпускать на сцену, не услышав звучание на площадке. Т.к. вариантов что что-то пойдет не так множество. Внешний вид артистов тоже дело ответственное. То, в чем артист будет выступать вы вместе подбираете вместе с ними до события. Не забывайте, что вкусы и понимание тематики у всех разное.
  9. Фото и видеосъемка. Проверьте техническое задание, при встрече обсудите его повторно. Лучше проговорить несколько раз, чтобы наверняка отложилось, чем пустить пункт на самотек. И тут мы вновь возвращаемся к свету, если упустите проверку света в самом начале, то все ошибки вы сможете увидеть на памятных снимках)
  10. Журналисты. Заранее проговорите все условия сотрудничества со СМИ. Предоставьте со своей стороны максимально комфортные условия для их работы. От этого будет зависеть основная обратная связь вашего события.

Если мы не будем контролировать всё заранее, то всё наше событие превратиться в бардак. Каждое событие, это наше «детище», наше лицо. Мы не можем сказать: — Не успели подготовить.  Вдруг не заметят. И всё в этом роде. Нет, ни в коем случае! Если уж начал дело, то будь добр быть в нём лучшим. От этого зависит ваша репутация и репутация всей команды.

Менеджер проектов STYLE PROJECT

Наталия Сазанкова

Узнайте подробности организации Вашего мероприятия

ОСТАВЬТЕ ЗАЯВКУ МЫ СВЯЖЕМСЯ С ВАМИ В ТЕЧЕНИЕ ЧАСА, ЧТОБЫ СОЗДАТЬ САМОЕ ЯРКОЕ СОБЫТИЕ ВМЕСТЕ

EventCatalog.ru — всё для организации мероприятий!