Какие службы необходимо уведомить перед проведением крупного мероприятия
События не случаются,
события создаются!
Группа компаний
ивент-менеджмента

Какие службы необходимо уведомить перед проведением крупного мероприятия

02.07.2018 -
8 Комментариев нет
Комментировать
Проведение крупного мероприятия в городе – глобальная задача для ивент агентства. И перед ним стоит необходимость согласования со многими службами города. Если упустить какой-либо пункт, мероприятие может быть прервано в любой момент, или вовсе не состоится. Разберем каждый пункт отдельно: Власти города (префектура округа, где проводится мероприятие, глава Управы района).

Проведение крупного мероприятия в городе – глобальная задача для ивент агентства. И перед ним стоит необходимость согласования со многими службами города. Если упустить какой-либо пункт, мероприятие может быть прервано в любой момент, или вовсе не состоится. Разберем каждый пункт отдельно: Власти города (префектура округа, где проводится мероприятие, глава Управы района).

Власти города необходимо уведомить о проведении мероприятия, сообщить о сроках проведения, адресе, о количестве участников и цели проведения. Также нужно сообщить о звуковом и медицинском режимах. В документе указываются ответственные люди от агентства с указанием их должностей и паспортных данных.

МЧС (Министерство Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий), УВД (Управление внутренних дел) и МВД (Министерство внутренних дел Российской Федерации)

Данные службы города, где проводится мероприятие, уведомляются о его проведении, месте и времени. В официальном письме сообщают о звукоусилении и обеспечении медицинской помощью. Даются контакты всех ответственных сотрудников. Также к письмам прилагаются программа мероприятия и план-схема на местности с указаниями всех активностей.

Все данные документы необходимо отправить в ведомства не позднее, чем за месяц до проведения мероприятия. После получения официального ответного письма с согласованием описанных активностей, проводятся совещания с представителями всех ведомств с выездом на площадку.

В связи с масштабностью проводимых мероприятий также выдается предписание об обеспечении силами организаторов противопожарной безопасности. Что подразумевает дежурство пожарных машин на площадке проведения.

Необходимо обладать значительным объемом знаний и опыта для составления официальных документов для государственных структур. Компания Style Project, имея огромный опыт проведения таких крупномасштабных мероприятий, как Турнир КХЛ Кубка Газпром нефти, готова помочь Вам в этом непростом деле, и сделать подготовку мероприятия гораздо более эффективной.

Менеджер проектов STYLE PROJECT

Макаршина Татьяна