Как составить бюджет на корпоратив
События не случаются,
события создаются!
Группа компаний
ивент-менеджмента
Лучше всего подготовить три варианта бюджета: минимальный, оптимальный и максимальный. В минимальный можно включить предельно низкие суммы, вложив которые можно получить желаемый результат, но не стоит забывать о том, что эта экономия все же отразится на качестве. В оптимальный – затраты, идеально сочетающие цену и качество.

Как составить смету на корпоративное мероприятие и из чего она складывается известно каждому event-менеджеру. Но вот как облегчить эту задачу HR специалистам и экономистам компаний? О чем важно помнить при составлении бюджета корпоративного праздника? Именно об этом хотелось бы поговорить сегодня. При составлении бюджета расходов мероприятия главными моментами являются:

  • четкое понимание количества участников
  • кто будет выступать в качестве организаторов: агентство или сотрудники компании
  • формат мероприятия: развлекательное или командообразующее, банкет или фуршет и тд.
  • нахождение площадки: в черте или за городом
  • повышение коэффициента каждой статьи расходов в 1,5-2 раза в дни общероссийских и международных праздников

Конечно, всегда легче всего ориентироваться на среднюю стоимость проведения корпоративного мероприятия, основанную на нескольких предложениях от event-агентств. Но, не стоит забывать о том, что стоимость услуг будет отличаться в большую сторону, так как агентства составляют сметы на основе мониторинга цен на текущую дату запроса.

Основными статьями расходов, которые обязательно должны быть отражены в смете являются:

  • аренда площадки. Здесь важно учитывать то, что чем дольше мы оттягиваем выбор площадки, тем сложнее будет предположить стоимость ее аренды, а также забронировать ее на необходимую дату. Чем раньше мы оплачиваем бронь, тем дешевле будет стоить аренда и меньше рисков упустить именно ту площадку, которая нам действительно подходит.
  • организация и проведение праздничной программы: сценарий, работа ведущего, интерактивные зоны, диджей, артисты, обеспечение технического райдера. Здесь важно учитывать то, что стоимость ведущего в дни общепринятых праздников всегда дороже и каждый ведущий выберет себе того клиента, кто предложит большую цену. Если вы работаете с агентством, то сможете избежать этого момента, так как цена у агентств на каждого ведущего остается фиксированной независимо от времени проведения мероприятия. Если же вы ищите ведущего самостоятельно, то стоит на берегу с ним обговорить предполагаемую стоимость его услуг на дату вашего корпоратива. То же самое происходит с диджеем, артистами и кавер-группами. Еще одним важным моментом является обеспечение технического и бытового райдера артистов, так как у всех он разный, поэтому здесь стоит заложить чуть большую сумму либо же рассчитывать на статью непредвиденных расходов.
  • трансфер. В этой статье нет никаких «подводных камней», все зависит от количества транспортных средств и времени аренды, а цена у всех транспортных компаний плюс минус одинаковая.
  • стоимость банкета или фуршета с учетом обслуживания. Как правило стоимость обслуживания составляет 10% от общей суммы банкета. Но формат фуршета всегда обходится дешевле, хотя по количеству еды в итоге получатся то же самое, но всегда важно помнить про пробковый сбор, если вы планируете закупать алкоголь самостоятельно. У каждого ресторана или кейтеринга он свой, хотя разница является незначительной.
  • фото и видео съемка. Это важная статья расходов, про которую очень многие всегда забывают и вспоминают в последний момент. В итоге получают либо некачественные материалы, потому что не успели забронировать лучших фотографов и видеографов, либо переплачивают за то, что выбирают лучших в последний момент и установление цены уже идет не со стороны заказчика, а со стороны исполнителя.
  • работа персонала – организаторов или комиссия агентства. Очень многие компании пытаются сэкономить на данной статье расходов, рассчитывая на сотрудников своей компании и организацию мероприятия своими силами. Не забывайте о том, что привлекая к организации корпоратива своих сотрудников, вы отвлекаете их от основного рабочего процесса, что снижает производительность труда, а также лишаете их праздника, что в итоге вызывает недовольство и отсутствие мотивации в дальнейшем. Это то же самое, что экономить на корпоративных мероприятиях, отменяя их или сводя к посиделкам в офисе. Уже не раз доказано, что такой подход снижает лояльность сотрудников и вовлеченность в рабочий процесс. Если вы все-таки принимаете решение не работать с агентством, то заложите денежные средства на привлечение дополнительного персонала, который возьмет организационные моменты на себя, но помните о том, что эти люди никогда не могут гарантировать вам качество свих услуг.
  • непредвиденные расходы на случай возникновения моментов, которые сложно просчитать на берегу. Очень важный пункт, так как при организации любого мероприятия есть нюансы, которые не профессионалам очень сложно предусмотреть. На данную статью нужно закладывать не менее 100 тысяч рублей. Пусть лучше они останутся, чем в последний момент вы не сможете закрыть расходы, которые возникли неожиданно для вас.

Лучше всего подготовить три варианта бюджета: минимальный, оптимальный и максимальный. В минимальный можно включить предельно низкие суммы, вложив которые можно получить желаемый результат, но не стоит забывать о том, что эта экономия все же отразится на качестве. В оптимальный – затраты, идеально сочетающие цену и качество, а в максимальный – самые большие, но при этом разумные вложения, которые позволят добиться наибольшего резонанса и зрелищности мероприятия. Такие варианты бюджета смогут вам дать наглядное представление конечного результата, а также помогут принять вам правильное решение и исключить множество рисков. Желаем вам удачи!

Менеджер проектов STYLE PROJECT

Людмила Белобородова

Узнайте подробности организации Вашего мероприятия