Как работают event агентства
События не случаются,
события создаются!
Группа компаний
ивент-менеджмента
У каждого агентства есть своя схема работы, которая формируется исходя из наработанного опыта. Общее понимание принципов работы агентства помогает в дальнейшем общении. Мы успели столкнуться с разными ситуациями, поэтому хотим поделиться этой информацией.

У каждого агентства есть своя схема работы, которая формируется исходя из наработанного опыта. Общее понимание принципов работы агентства помогает в дальнейшем общении. Мы успели столкнуться с разными ситуациями, поэтому хотим поделиться этой информацией.

  1. Заявка на сайте и первое знакомство по телефону или почте

После принятия решения о проведении мероприятия, начинается поиск агентства, которое сможет осуществить задуманное. Чтобы познакомиться друг с другом, нужно сделать самый первый шаг – связаться с агентством. Самый популярный способ связи – почта, кому удобнее звонить, тот звонит или заполняет заявку на обратный звонок. Первое впечатление одно из самых важных, поэтому уже по ответам менеджера можно отсортировать тех, кто не понравился. Ведь дальнейшая подготовка должна происходить беспроблемно.

  1. Заполнение брифа или готовое техническое задание

В 99% случаев Заказчик хочет знать бюджет мероприятия, поэтому агентство всегда просит заполнить бриф для более чёткого понимания. В последнее время мы сталкиваемся с тем, что у компаний уже есть готовое техническое задание. В нашем брифе имеются все возможные пункты, чтобы случайно ничего не упустить из своих пожеланий, если техническое задание составляется самостоятельно, то есть риск оставить что-то без внимания.

  1. Составление предварительной сметы и предложения

Когда мы начинаем чётко понимать потребности, то в течение нескольких дней составляется предварительная смета. Иногда ожидания по бюджеты далеки от реальности. Не всегда Заказчик может чётко понимать из чего должна состоять смета расходов. Выявлять недостающие услуги в процессе подготовки неприемлемо. Чтобы наглядно понимать, что отражается в смете, составляется презентация с пояснениями общей концепции и услуг, которые выполняются.

  1. Обсуждение

После составления предварительных данных, проводится встреча с потенциально интересным агентством. На данном этапе уже можно отличить профессионализм. Менеджеры должны защитить свой проект, получить обратную связь от Заказчика, дать свои комментарии и рекомендации и прийти к общему консенсусу.

  1. Заключение договора

Когда Заказчик и агентство приходят к пониманию, что они друг друга понимают и что не мало важно — доверяют, то заключается договор.

  1. Разработка концепции и идеи мероприятия

При разработке концепции учитывают формат мероприятия, место проведения, шоу-программу и саму идею. Изначально происходит поиск площадки, принимая во внимание её вместительность, удалённость, менеджмент, удобство, парковку и другие условия. Обязательно проходит встреча с режиссёром, который из идеи делает целое шоу. И подбираются необходимые услуги подрядчиков.

  1. Инспекции и проведение совещаний/репетиций

Чтобы быть уверенными, что все службы работают слаженно, проводятся плановые совещания по результатам работы и обсуждаются не только возникающие вопросы, но и проблемы. Вся команда должна понимать кто за что отвечает и чем занимается. Все могут задать друг другу вопросы и быть уверенными, что всё будет сделано. В процессе подготовки есть продукция, которая производится под мероприятие. Менеджеры всегда выезжают и проверяют материалы и их качество. Только потом запускается процесс производства, который по завершении тоже проверяется.

  1. Проведение

Когда всё готово, то расслабляться всё равно нельзя. Впереди ещё много работы. На мероприятиях редко, когда всё идёт идеально. Поэтому менеджеры всегда находятся начеку. У каждого есть свой внутренний тайминг, где поминутно расписаны все его обязанности. Это помогает слаженной работе. Если что-то пошло не по плану, тогда ответственный организатор быстро принимает правильное решение.

 

Специалист по маркетингу STYLE PROJECT

Екатерина Сахно

Узнайте подробности организации Вашего мероприятия