Как организовать региональное мероприятие
События не случаются,
события создаются!
Группа компаний
ивент-менеджмента
Среди великого множества видов мероприятий существует такое понятие, как выездное или региональное мероприятие, которое проводится в городе или городах, куда участники выезжают из своих родных городов. Часто такие выездные мероприятия организуют компании, которые также не базируются в городе, который проводит данное мероприятие. Эта статья как раз будет интересна организаторам и компаниям, проводящим подобного рода ивенты, либо планирующим их проводить в будущем.

Среди великого множества видов мероприятий существует такое понятие, как выездное или региональное мероприятие, которое проводится в городе или городах, куда участники выезжают из своих родных городов. Часто такие выездные мероприятия организуют компании, которые также не базируются в городе, который проводит данное мероприятие. Эта статья как раз будет интересна организаторам и компаниям, проводящим подобного рода ивенты, либо планирующим их проводить в будущем. Как и в организации любого другого мероприятия, обязательно нужно составить грамотное техническое задание для всех служб и подрядчиков, участвующих в подготовке и проведении. В регионах нужно это делать с учетом особенностей – климатических условий, разницы во времени, региональной специфики.

Начальный этап

В самом начале подготовки выездного мероприятия обязательно проведите инспекционную поездку. Потому что ни одна фотография или описание не даст Вам полной информации. Лишь на месте Вы сможете реально оценить условия подготовки и проведения, а также лично пообщаться с людьми, с которыми Вам предстоит работать на мероприятии. Вам нужно будет внимательно осмотреть все объекты проекта, встретиться со всеми подрядчиками, и тут же на месте скорректировать заранее подготовленные планы, схемы и графики.

Второй этап

Самое главное в организации регионального мероприятия – надежные подрядчики. Поэтому часто для гарантированного качества работ организаторы берут на работу в регионы проверенных подрядчиков из родного города. Да, в таком случае появляются такие статьи расходов, как трансфер, питание, связь и проживание, но чаще всего финальное качество окупает все эти затраты. Но привезти весь персонал с собой Вы не сможете, поэтому заранее позаботьтесь о подборе людей, проведите собеседования, а также кастинги по приезду в регион. Одной из самых важных задач будет сплотить всю Вашу команду, независимо от того, местные это подрядчики или же те, кто приехал с Вами из родного города, ведь Вы делаете одно дело, и хоть и имеете разные зоны ответственности, являетесь частью единого проекта.

Коммуникации

С развитием социальных сетей и мессенджеров коммуникации между регионами, и даже странами, стали намного легче. Теперь уже не проблема позвонить или отправить фото, либо образец видео или аудио файл. В любом месте и в любое время Вы получите нужную информацию, при этом абсолютно бесплатно. Таким образом Вы сможете подобрать себе нужную команду еще до выезда в город проведения мероприятия. Вы легко сможете отсмотреть материалы видео групп или работы фотографов, а первые собеседования сможете провести по видео связи. Позже, уже на месте, проводятся окончательные кастинги и встречи по проекту. По интернету же высылаются все списки на проход и на пронос оборудования, необходимые документы, а также проводятся согласования.

Логистика

Обязательно позаботьтесь о том, чтобы Ваша команда жила недалеко от места проведения мероприятия, это не только облегчит всем работу, но и снизит затраты на транспорт и риск опозданий. Штаб для организаторов должен обязательно быть на объекте или объектах проекта. Там необходимо обеспечить наличие связи и подключение оргтехники для слаженной работы.

Необходимо хорошо продумать логистику, если мероприятие проходит на нескольких площадках. Часто приходится перевозить не только людей, но и оборудование, декорации, костюмы для артистов. В этот пункт также стоит включить обязательное наличие списков персонала, транспорта и оборудования, завозимого на объекты.

Важно!

Выездное мероприятие требует больше времени на организацию, обязательно учитывайте это при планировании.

Наша компания очень часто занимается проведением региональных мероприятий, и соответственно имеет надежных подрядчиков во многих городах. Наши менеджеры имеют большой опыт в работе над подобными проектами, поэтому мы способны избежать многих ошибок и трудностей, которые возникают в работе на выездных мероприятиях у компаний, ранее их не проводивших.

Менеджер проектов STYLE PROJECT

Татьяна Макаршина