Что скрывают event-агентства
События не случаются,
события создаются!
Группа компаний
ивент-менеджмента
Для заказчика мероприятие всегда будет выглядеть идеальным, так как он получает уже готовый продукт. А то, что происходит за кулисами знает только менеджер. Откроем некоторые этапы подготовки. Посвящать заказчика во многие вопросы и не нужно. Но чуть приоткрыть завесу тайн наших внутриорганизационных задач, можно. Как только мы получили техническое задание от заказчика, сделали просчет и утвердили смету, начинается самое интересное.

Для заказчика мероприятие всегда будет выглядеть идеальным, так как он получает уже готовый продукт. А то, что происходит за кулисами знает только менеджер. Откроем некоторые этапы подготовки.

Посвящать заказчика во многие вопросы и не нужно. Но чуть приоткрыть завесу тайн наших внутриорганизационных задач, можно. Как только мы получили техническое задание от заказчика, сделали просчет и утвердили смету, начинается самое интересное.

Менеджеры приступают к составлению детальных планов, схем, бронированию подрядчиков.  Перед выполнением своих задач, выставляются дедлайны (крайний срок, к которому должна быть выполнена задача). Если не структурировать все процессы в своей голове на начальном этапе, то есть большая вероятность запутаться и упустить важные детали.

*Что такое детальный план – это план в виде таблицы, в которую заносятся все действия и сроки, необходимые к выполнению. Он постоянно корректируется, дорабатывается и подвергается всевозможным изменениям.

После того, как вся документация подготовлена мы преступаем к заключению договоров, внесению предоплат, покупке необходимого реквизита, привлечению декораторов, дизайнеров, артистов, фотографов, видео операторов, музыкантов, аниматоров, и всех тех, кто будет необходим на вашем мероприятии.

Предположим, что у вас крупный спортивный забег. Для его организации необходимо привлечь судейский состав, утвердить дистанцию и маршрут с представителем администрации вашего города, разработать систему регистрации участников, предоставить участникам брендированную форму, предварительно утвердив и разработав ее стиль. Привлечение СМИ, если в этом есть необходимость, прописать техническое задания всем службам, начиная от служб безопасности, заканчивая фото-службами. Обеспечить транспорт для артистов и гостей. Обеспечить беспрепятственный проезд на территорию для застройки всех конструкций вашим подрядчикам. Рассчитать питьевой режим, найти подходящую кейтеринговую компанию. И это лишь малая часть необходимых задач.

Потом репетиции, множество репетиций и отточки до идеала. И вот он день нашего мероприятия. Можно сказать, что день Х, это день, плавно перетекающий с прошлой ночи, т.к. на площадку все приходят очень рано. Заканчивается монтаж, проводятся последние прогоны, если есть необходимость, декораторы наводят красоту, начинается сheck у музыкантов, и все последние штрихи «натираются до блеска».

Организовать качественное мероприятие, это целый ритуал event-менеджера. Обращайтесь всегда к проверенным агентствам, смотрит на их портфолио, потому что ваше хорошо организованное событие, это эмоции и память на долгие годы.

Менеджер проектов STYLE PROJECT

Наталия Сазанкова

Узнайте подробности организации Вашего мероприятия