Что нужно знать менеджеру по застройке выставочных стендов
События не случаются,
события создаются!
Группа компаний
ивент-менеджмента
Однажды мы столкнулись с массой неприятностей в ходе застройки выставочного стенда, причиной которым стал отказ подрядчика от выполнения застройки в самый последний момент. Из этой истории мы сделали определенные выводы и хотели бы поделиться с вами опытом, чтоб вы не повторяли ошибок.

Однажды мы столкнулись с массой неприятностей в ходе застройки выставочного стенда, причиной которым стал отказ подрядчика от выполнения застройки в самый последний момент. Из этой истории мы сделали определенные выводы и хотели бы поделиться с вами опытом, чтоб вы не повторяли ошибок.

У каждой выставки есть организатор, который прописывает определенные требования к застройке, срокам монтажа и демонтажа, а также срокам аккредитации автомобилей и персонала. И эти требования являются обязательными к исполнению, так как во время проведения выставки все службы на площадке работают по этому регламенту.

Для начала, хотелось бы кратко описать всю процедуру застройки:

  1. Вы изучаете все пункты технического задания Заказчика
  2. Передаете это задание подрядчику, который будет производить застройку
  3. Подрядчик в свою очередь может предложить замену некоторых материалов или конструкции для сокращения сроков изготовления, либо упрощения процесса строительства
  4. Данные предложения вы в первую очередь согласовываете с Заказчиком, так как итоговый внешний вид застройки может поменяться. Если компромисс достигнут, то дальше вы согласовываете эти предложения с техническим специалистом или представителем службы безопасности со стороны организатора.
  5. Если все согласования достигнуты, то вы отдаете данное техническое задание проектировщику, который чертит детальный план застройки и рассчитывает все точки нагрузки, опоры, подвесов и тд.
  6. Как только готовый план застройки имеется у вас на руках, а также есть все сертификаты пожарной безопасности используемых материалов, вы снова идете за разрешением к техническому специалисту выставки, который в свою очередь должен подтвердить безопасность застройки и допустить проект к исполнению.

Исходя из вышеперечисленных пунктов, хотелось бы обратить ваше внимание в первую очередь на то, что вам нужно очень внимательно ознакомиться с техническим заданием Заказчика. Изучить все требования к материалам, используемым в застройке. Очень часто, технические задания составляют некомпетентные специалисты, которые руководствуются принципом: «хочу так», но порой не имеют представления о том, что реализация их идеи практически невозможна. Поэтому изучение технического задания лучше делать совместно с подрядчиком-застройщиком, который знает, как можно это сделать быстрее, дешевле и проще.

Второй момент заключается в том, что аккредитация персонала и автомобилей, которые будут завозить материалы на территорию выставочного комплекса, должна быть произведена в первую очередь. Даже, если подрядчик затрудняется назвать вам конкретные данные автомобилей и людей, просите с него все возможные и подавайте все данные организаторам. Проще, если кто-то в итоге не приедет, чем приедет и будет не аккредитован.

Третий, очень важный момент. На каждой выставочной площадке есть аккредитованные компании-монополисты, которые производят высотные работы и антипожарную обработку материалов. Ценник на данные процедуры в три-четыре раза выше, чем за выставочной площадью. Поэтому, если бюджет на стенд ограничен, то лучше заранее пересмотреть конструкцию и заменить подвесное освещение на фермах настенными лампами и прожекторами. А противопожарную обработку произвести в любой сертифицированной компании и предоставить организаторам всего лишь сертификат.

И, пожалуй, самый важный момент – это соблюдение сроков. Стандартный срок на застройку стенда в спокойном режиме, заполнение его необходимым оборудованием и настройку составляет ровно неделю. Еще неделя уходит на согласования и процесс аккредитации. И примерно столько же на подготовку проекта и чертежей. Поэтому минимум за три недели до начала выставки у вас должно быть полное представление конечного результата и найден застройщик для того, чтобы начать процесс исполнения контракта. В таком случае вероятность совершить ошибки и работать в авральном режиме будет сведена к минимуму.

Менеджер проектов STYLE PROJECT

Людмила Белобородова